Manual de normas y procedimientos, gestión de ventas al detal (PPT) (página 2)

Partes: 1, 2, 3

Personal
Métodos
Rotaciónde personal

Carencia de unidad de
organizacióny métodos

Organización
Capacitacióny adiestramiento

Ausencia de manuales de normas y
procedimientos de la gestión
Retail.

Crecimientoaceleradoen el
mercado
No están definidas formalmentelas
funcionesde cada cargo

Cambiosconstantesa los
procedimientos

Conocimientoempíricode
procesos

Procedimientos

Personal
Métodos
Procedimientos
Organización
Los factores que
representan esta
causa están definidos
por la rotación de
personal y la de falta
de capacitación y
adiestramiento que
reciben los mismos, la
finalidad de la
capacitación radica
en mantener
actualizados y con
nuevos conocimientos
acerca de los
manuales
administrativos a los
empleados.
En la organización no
existe formalmente la
descripción de los
cargos o puestos de
trabajo. El análisis de un
puesto permite
conocer las
responsabilidades que
el cargo impone, los
requisitos físicos e
intelectuales que debe
cumplir el ocupante y
las condiciones como
normas o políticas en
que se debe realizar el
trabajo
Actualmente los
procedimientos que
conforman la
gestión Retail sufren
constantes
modificaciones,
una de las razones
es la migración de
datos de RP3 Retail
Software a SAP, con
la finalidad de
optimizar la gestión
empresarial.
Igualmente la
organización inició
la importación de
distintos productos
alimenticios y de
cuidado e higiene
personal.
La compañía no
cuenta con una
unidad de
organización y
métodos. Así
mismo debido al
rápido
crecimiento de
Traki en el
mercado, la
compañía se ha
asentado en la
parte comercial
y no en el área
organizacional
que requiere la
red de
empresas.
Causas de la ausencia de los manuales de normas y procedimientos
en la organización.

A continuación se presentan las causas raíces del
problema, estudiado mediante el diagrama de
Ishikawa:
a.

b.
c.
d.
e.
f.

g.
No están definidas formalmente las
funciones de cada cargo.
Rotación de personal.
Capacitación y adiestramiento.
Cambios constantes a los procedimientos.
Conocimiento empírico de los procesos.
Carencia de una unidad de organización y
métodos.
Crecimiento acelerado.

Ponderación de dichas causas de acuerdo a su
nivel de impacto en la organización
Porcentaje de forma descendente de
acuerdo a su impacto en el
problema.

Frecuencia de impacto de las causas

Una vez obtenido los datos de la frecuencia
absoluta y la frecuencia acumulada, se procedió a
graficar el diagrama de Pareto asociado a la
carencia de manuales de procedimientos en Traki,
donde se establecieron las principales causas del
problema.

El diagrama anterior indica que el 80% de los
problemas, quienes constituyen los aspectos más
significativos atribuidos a la falta de manuales de
normas y procedimientos corresponden a: carencia
de una unidad de organización y métodos, cambios
constantes a los procedimientos, rotación de
personal, conocimiento empírico de los procesos y
que no están definidas las funciones de cada cargo
formalmente.

el grafico refleja que el 20% de los factores que tienen
poca incidencia en la problemática, es decir, no
afectan directamente al problema y son de tipo
secundario son las siguientes: el crecimiento
acelerado de Traki en el mercado y la poca
capacitación y adiestramiento recibida en la
empresa.

el grupo de empresas al no contar con un
departamento de organización y métodos que se
encargue de analizar, estudiar y asesorar las
estructuras, objetivos, funciones y normativas de las
distintas unidades, trae consigo la generación de los
aspectos o causas estudiadas anteriormente, como la
falta de descripción de cargos, la rotación continua
de personal, los cambios constantes a los
procedimientos y el escaso personal disponible para
documentar los procesos.
El problema radica en que no existe
recurso humano destinado a la
creación de manuales de
organización y de normas y
procedimientos, dichos documentos
administrativos constituyen una
herramienta de soporte para una
organización y comunicación eficaz
dentro de la red de empresas Traki.

Fases para la elaboración de los manuales de normas y
procedimientos
1.
Proceso de elaboración: En esta primera etapa se
conformó un grupo de trabajo encargado de la búsqueda y
levantamiento de la información requerida, también en esta
fase se estableció cuáles serán las herramientas
metodológicas que se utilizarán para obtener la información
con el fin de elaborar los manuales, como entrevistas y la
observación directa, así como el tipo de información
necesaria y el cronograma de las actividades a desarrollar
para la ejecución de los manuales. Una vez cumplidos los
aspectos anteriores, se transcribió la información recolectada
y se elaboró los diagramas de flujos de todos los procesos de
la gestión de ventas al detal para la posterior realización y
diseño de los manuales.
Cada documento debe tener su nomenclatura la cual
se define según el tipo de documento, para ello se
utilizó como guía lo siguiente:

Los tres (3) primeros dígitos están relacionados con el
tipo de documento:
•
•
•
•
POL: Política
PRO: Manual de Procedimiento
PRA: Práctica Operativa
AUT: Manual de Autorización
Los tres (3) segundos dígitos están relacionados con el
módulo de la empresa que se está normando.
•
•
CDT: Centro de Distribución
TDA: Tienda
Los tres (3) terceros dígitos corresponden al proceso que
se esté normando:

• COM: Compras
• VEN: Ventas
• LOG: Logística
• FIN: Finanzas
• IMP: Impuesto
• CON: Contabilidad

Los tres (3) cuartos dígitos corresponden a un correlativo
numérico:

• 001
• 002

2. Verificación y revisión: Consiste en la validación por
parte de los responsables o usuarios finales de la unidad
correspondiente, para que procedan a revisar si la
información presentada cumple con las funciones y
actividades que realizan en su departamento.

3. Aprobación: Luego de la verificación y revisión,
corresponde la fase de autorización y validación final por
parte de la junta directiva, de manera que se pueda
comenzar con la reproducción, difusión y distribución de
los documentos administrativos (Manuales de Normas y
procedimiento).
4. Publicación y divulgación: Validados
los manuales, es importante que se
distribuya el mismo entre las unidades
correspondientes y la Organización en
general, con el propósito que puedan
tenerlos a su disposición, conocer el
documento, utilizarlo como guía en sus
labores diarias y como instrumento de
capacitación para el personal nuevo
ingreso. La versión digital del documento
podrá ser trasmitido a través del intranet
de la empresa, o creando un servidor
central donde se concentren todos los
manuales con el objetivo de que pueda
ser de libre acceso para los empleados,
sin embargo deberá poseer ciertos
parámetros de seguridad y
confidencialidad, a fin de evitar que
sean modificados o alterados.